Dados sensíveis: perguntas frequentes

O skyseat está em acesso antecipado. Estas são as respostas de hoje: o que ainda não temos, também o dizemos. O que depende do teu caso fica marcado.

Onde estão os meus dados?

A plataforma, a sua base de dados e o cofre das chaves estão em servidores da Hetzner na Finlândia. Os computadores dos teus funcionários IA estão na Alemanha. Todos os dias é feita uma cópia cifrada, guardada fora do servidor. Se precisares de que os dados estejam nos Estados Unidos, podem ser alojados lá, mas combinamo-lo por escrito antes de começar.

Quem os pode ver?

Só a tua empresa e, dentro dela, cada pessoa segundo o seu papel: o administrador vê tudo; o responsável responde aos avisos e atribui tarefas; o membro atribui tarefas e vê o trabalho; quem só vê não altera nada. Se trabalhas com uma agência, a agência vê os clientes que gere. A equipa do skyseat só vê o necessário para operar a plataforma e o que nos escreves em «Escrever à equipa».

O que vê o modelo de IA?

Para cada tarefa, o funcionário envia ao Claude (da Anthropic, nos Estados Unidos) o que essa tarefa precisa: o e-mail ou o documento com que está a trabalhar. Usa a chave de API da tua empresa ou a sua conta Claude Team ou Enterprise. Segundo as condições para empresas da Anthropic, esses dados não se usam para treinar os seus modelos. O skyseat também não usa os dados dos clientes para treinar nenhum modelo. As palavras-passe das tuas contas não passam pelo computador do funcionário: a plataforma usa-as por ele.

O que colares ou lhe entregares pode chegar ao modelo. Dá-lhe só o que a tarefa precisa.

E os dados de saúde?

Se entrar um e-mail, um chat, uma mensagem de WhatsApp ou um documento com dados de saúde (um diagnóstico, uma baixa médica, uma receita…), a plataforma assinala-o. O funcionário não o guarda na sua memória nem na memória da equipa, e avisamos uma pessoa na Caixa de entrada sem copiar o texto. A IA da própria plataforma não o lê, a menos que o permitas, e isso vem desligado.

Mas a marca funciona por palavras: não apanha tudo. E enquanto o funcionário trabalha com um texto, esse texto chega ao modelo. O skyseat não é um processo clínico nem tem certificações sanitárias. Se és uma clínica, recomendamos que não envies históricos nem análises médicas completas: usa-o para o administrativo (marcações, faturação, lembretes) e decide tu o que lhe entregas. Tratar dados de saúde exige uma base jurídica própria, que defines tu com o teu assessor.

Quanto tempo se guarda cada coisa?

Estes são os prazos por defeito. Podes mudá-los em Conta › Dados e privacidade, dentro de certos limites, e a plataforma aplica-os de 6 em 6 horas. Cada eliminação fica registada no Registo.

• Chamadas (resumo e transcrição): 90 dias.
• Correios eletrónicos e mensagens de WhatsApp: 90 dias.
• Mensagens do chat da equipa e anexos: sem prazo por defeito; podes definir um.
• Chat da web com visitantes: 90 dias sem atividade.
• O que um funcionário lembra sobre um cliente ou contacto: 365 dias desde a última vez que foi tocado.
• Registo de auditoria: não caduca por defeito. Se definires um prazo próprio, é de dois anos no mínimo.
• Endereços IP dos acessos: 6 meses.
• Cópias de segurança: o que eliminas sai delas em 63 dias, no máximo.

Como se eliminam?

• Sozinhos: pelos prazos acima, quando caducam.
• À mão: chamadas, e-mails e mensagens. Na memória de um funcionário podes pedir que esqueça uma pessoa em toda a equipa.
• Um funcionário despedido: perde o acesso de imediato. O seu computador guarda-se 30 dias e depois é eliminado; se preferires, elimina-se já.
• A tua conta ou a tua empresa: «Dar de baixa a empresa» tem 30 dias para ser cancelado. Passado esse prazo, apaga-se tudo. Descarrega antes o que queres guardar.

O que já saiu (um e-mail enviado, uma publicação) não se pode retirar.

Cumprem o RGPD?

Tu és o responsável pelos dados dos teus clientes ou doentes, e o skyseat é o subcontratante. Isso está previsto no contrato de subcontratação (DPA), com a lista de subcontratantes ulteriores e a política de privacidade. São rascunhos pendentes de revisão jurídica. Os funcionários trabalham com o RGPD nas suas instruções e com o mínimo necessário. Se uma pessoa pedir aceder, corrigir ou apagar os seus dados, tratas tu disso como responsável, e tens um mês para responder. Na memória de um funcionário podes pedir que esqueça essa pessoa.

Se houver uma violação de dados que te afete, avisamos-te pelo painel e por e-mail. O prazo exato é confirmado por uma pessoa.

O que fica no Registo?

Tudo o que fazem os funcionários e as pessoas: o quê, quando, com que conta e quem aprovou. Não se pode editar nem apagar à mão. Cada linha leva uma impressão digital encadeada com a anterior, por isso qualquer alteração se nota. Descarregas-o em PDF, CSV ou JSON, e qualquer pessoa pode confirmar com a chave pública do skyseat que o ficheiro está íntegro, sem nos perguntar. Os funcionários apresentam-se como assistentes de IA ao começar uma chamada ou um e-mail.

O que faço se chegar uma inspeção?

1. Descarrega o Registo de auditoria do período que te pedirem: Registo › Registo de auditoria, em PDF, CSV ou JSON. Guarda-o tu: as chamadas só se conservam 90 dias.
2. Verifica o ficheiro na mesma página, com «Verificar um ficheiro».
3. Tem à mão o teu registo de atividades de tratamento, o DPA assinado e a lista de subcontratantes ulteriores.
4. Se pedirem algo ao skyseat, escreve-nos a partir de Ajuda › «Escrever à equipa». Uma pessoa responde-te num dia útil.

Isto ajuda-te a documentá-lo. Não é uma certificação nem garante que cumpras a lei: fala disso com o teu assessor.

Têm certificações?

Ainda não. Hoje não temos SOC 2 nem ISO 27001, nem um teste de penetração feito por uma empresa externa. O SOC 2 Tipo I está planeado, sem data confirmada. O que temos, com as respetivas fontes, está no Centro de confiança.