skyseatPara gestorias e assessorias
Os papéis dos seus clientes, a tempo. O trimestre fecha consigo.
A skyseat põe na sua gestoria um funcionário IA para o que mais tempo consome nas semanas de prazo: pedir os documentos a cada cliente, lembrar o que falta e deixar tudo preparado para uma pessoa rever. Não entrega nada às Finanças nem processa salários: eis o que faz e o que não faz.
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O caso: pedir papéis e fecho do trimestre
- Uma lista por cliente. Antes de cada prazo faltam faturas, comprovativos ou dados para o IVA, as retenções ou os pagamentos por conta. O funcionário envia a cada cliente uma única lista do que falta, com data limite, e marca cada documento à medida que chega.
- Lembretes em dias úteis. Se falta algo, lembra o cliente de alguns em alguns dias úteis, sem fins de semana nem feriados da sua zona, e um máximo de vezes. Quando esgota os lembretes, avisa no Registo de que é altura de telefonar.
- Quem falta, de relance. Na Caixa de entrada vê quantos clientes entregaram e quais não, e o que se atrasa nota-se a tempo, não no último dia. Se o cliente responder do seu endereço, os lembretes param.
- Tudo sai com o seu aval. Os emails para clientes esperam a sua aprovação na Caixa de entrada, e pode aprovar vários de um cliente de uma vez. O que leva um montante ou duas assinaturas continua a pedi-las.
O que faz
- Pede e organiza. Pede os documentos de cada cliente, guarda o seu histórico e propõe como nomeá-los e organizá-los (por cliente, ano e trimestre).
- Prepara. Deixa o calendário de prazos, as listas de verificação e os lembretes aos clientes prontos para uma pessoa rever.
- Diz-lhe como vai. Diz-lhe todos os dias quantos clientes entregaram e quem falta, e deixa registado no Registo tudo o que fez.
O que não faz
- Não entrega nada. Não entra nas Finanças nem na Segurança Social, não assina e não usa o certificado digital, a Cl@ve nem os códigos SMS de ninguém. A entrega é feita por uma pessoa da sua equipa.
- Não processa salários. Nem salários nem admissões e cessações na Segurança Social. Isso continua no seu programa.
- Não se liga ao A3 nem ao Sage. O que sai daí é copiado à mão. Na primeira chamada dizemos-lhe que ligações estão em teste.
- Não decide nem aconselha. Não decide impostos, não aconselha os seus clientes e não paga nem domicilia nada. Prepara a consulta e passa-a a um profissional.
Controlo e dados (RGPD)
- Cada cliente, separado. Os dados de um cliente não se misturam com os de outro, e as normas do seu gabinete (sigilo profissional, não aconselhar, não partilhar entre clientes) escrevem-se uma vez.
- Quatro olhos. Escolhe o que sai para fora só com a aprovação de uma pessoa, ou de duas no que é delicado. Nem o nível de autonomia mais alto o dispensa.
- Um Registo que não se apaga. Cada ação fica registada, com quem a fez e quando, e exporta-se para mostrar a um auditor. Com o modo de sigilo profissional, o Registo guarda o que se fez mas não o conteúdo nem os nomes dos seus clientes.
- Filtro de dados. Se uma mensagem leva um número de identificação, um IBAN ou um número da Segurança Social, pára e pede uma pessoa. É uma rede de segurança, não uma garantia.
- Direitos RGPD. Pode procurar, descarregar e apagar os dados de uma pessoa, também pelo seu número de identificação, e exportar tudo o que é da sua empresa quando quiser.
- Onde estão os dados. Guardam-se em servidores da UE. O modelo de IA processa nos EUA. Há contrato de subcontratante (art. 28.º do RGPD). O funcionário diz sempre que é uma IA.
Como é um piloto
- Arranque (30 minutos). Escolhemos 1–2 dos seus clientes e uma tarefa que se possa medir, por exemplo os documentos de um trimestre.
- Dias 1–14. Primeiro funcionário a funcionar em 48 horas, com uma chamada semanal de 30 minutos.
- Dia 30. Revemos os resultados face aos números acordados no primeiro dia. Se não lhe servir, acaba aí, sem compromisso.
O que ainda é básico
Estamos em acesso antecipado e não há clientes gestoria em produção: o que vê está testado com dados inventados. O envio real dos emails aos clientes liga-se por empresa, a partir do seu domínio verificado e com a sua aprovação. O funcionário não lê o conteúdo dos PDF nem das imagens, e não traz o calendário fiscal: as datas de cada modelo põe-nas você na rotina. Algumas coisas vão mudar e diremos com clareza o que já funciona.
Mais no nosso centro de confiança
Veja-o com os seus clientes
Reserve uma chamada de 15 minutos: mostramos-lhe o caso com um cliente de exemplo e escolhemos os 1–2 clientes do piloto. Ou peça acesso antecipado.
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O skyseat está em acesso antecipado, em piloto. Hoje, os computadores, o ecrã em direto e o telefone funcionam em modo de teste. Dizemos-lhe com clareza o que já pode fazer pela sua equipa e o que ainda vem a caminho.